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Dalla multifunzione
Grazie all'integrazione con le macchine Toshiba, chi scansiona può inserire le informazioni di indice direttamente dal pannello, mentre il documento passa nell'alimentatore.
Rivenditore Autorizzato Certificato TOSHIBAe-BRIDGE Capture & Store
Scansionare è facile. Il problema comincia dopo: dare un nome al file, decidere dove metterlo, ricordarsi di farlo. Capture & Store toglie di mezzo tutti e tre i passaggi.
Server
applicazione da installare, con interfaccia via browser
OCR
motore integrato, con OCR zonale e lettura barcode
A licenza
software Toshiba a parte, con moduli opzionali
In quasi tutti gli uffici la scansione finisce nello stesso modo: un file con un nome automatico, in una cartella provvisoria, che qualcuno prima o poi sistemerà. Quel prima o poi è il punto in cui l'archivio digitale smette di funzionare. e-BRIDGE Capture & Store interviene proprio lì, costruendo flussi che portano il documento a destinazione già nominato e già indicizzato.
I flussi si creano da un'interfaccia web sul server, senza scrivere codice. L'utente al pannello della multifunzione sceglie il flusso giusto e, se serve, aggiunge le informazioni di indice mentre scansiona: il numero di pratica, il nome del cliente, la data. Da quel momento il documento sa dove deve andare.
Come entra un documento
Non solo dallo scanner: i flussi accettano quattro strade diverse.
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Da una cartella sorvegliata
I documenti digitali già esistenti si depositano in una watch folder: il sistema li prende da lì e li fa entrare nel flusso, senza che nessuno li carichi a mano.
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Via email o dal computer
Un documento può arrivare al server per email, oppure partire dal client desktop, dove si sceglie il flusso e si aggiungono i metadati prima di inviarlo.
Cosa succede al documento
Le elaborazioni documentate dal produttore. Quali servono a te si decide guardando i tuoi documenti.
- Il motore OCR integrato produce documenti ricercabili dalle immagini scansionate
- L'OCR zonale legge solo una porzione precisa del foglio, per esempio il numero di fattura
- Il riconoscimento dei codici a barre estrae le informazioni codificate nel documento
- I metadati raccolti possono essere scritti su un database
- Il documento viene inviato a sistemi di terze parti tramite connettori dedicati
- La distribuzione può avvenire via email o su condivisione di file server
- Le funzioni di scripting permettono elaborazioni che i flussi standard non coprono
- Moduli opzionali estendono le funzioni oltre la configurazione di base
Dove finisce
I connettori citati dal produttore, più le destinazioni classiche di rete.
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Microsoft SharePoint
Il documento entra nella raccolta giusta con i suoi metadati, invece di essere caricato a mano da qualcuno che deve anche ricordarsi le colonne da compilare.
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Google Drive e altri servizi
Il produttore indica connettori verso Google Drive, Evernote e altri sistemi di terze parti: la scelta dipende da dove sta già il vostro archivio.
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File server e database
Chi tiene l'archivio in casa può far depositare il documento su una condivisione di rete e scrivere i metadati corrispondenti su un database.
Dove arriviamo
Province di Palermo e Trapani coperte per intero, resto della Sicilia sulle città principali.
La parte che conta è la progettazione dei flussi: guardiamo insieme che documenti trattate, come li cercate oggi e dove devono finire. La configurazione viene dopo. L'elenco completo dei comuni serviti è in fondo a questa pagina.
Domande frequenti
e-BRIDGE Capture & Store è compreso nella multifunzione?
No. È un software server Toshiba a licenza, che si installa a parte e si collega alle macchine. La scansione verso email e cartella di rete, invece, è già di serie sulla multifunzione.
Serve un server?
Sì, è un'applicazione server: l'interfaccia di amministrazione è via web, ma il servizio deve girare su una macchina che resta accesa e raggiungibile dalla rete.
Bisogna saper programmare per creare i flussi?
No: i flussi si costruiscono dall'interfaccia web. Le funzioni di scripting esistono per i casi che la configurazione standard non copre, ma non sono il punto di partenza.
Può leggere il numero di fattura dal documento?
Sì, ed è esattamente il caso d'uso dell'OCR zonale: si indica in quale area del foglio si trova il dato e il sistema lo estrae, invece di far digitare il numero a una persona.
Legge anche i codici a barre?
Sì, il riconoscimento dei codici a barre è fra le funzioni documentate e serve a estrarre informazioni già codificate nel documento, tipicamente per smistarlo in automatico.
Che differenza c'è con un sistema documentale come ZenDMS?
Capture & Store porta il documento dentro l'archivio, indicizzato e leggibile. Un sistema documentale è l'archivio: gestisce versioni, protocollo, firme e conservazione. Spesso lavorano in fila.
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