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Cosa dirci per un preventivo su misura
- Quante pagine stampate al mese, all’incirca (anche a spanne: “un paio di risme” va benissimo)
- Bianco e nero, colore o entrambi
- Formati che usate: solo A4 o anche A3
- Quante persone devono stampare e scansionare
- Funzioni particolari: fax, pinzatura, stampa da smartphone, scansione verso gestionale
- Preferenza per noleggio o acquisto (se già la avete)
- Comune in cui si trova l’ufficio
Vuoi già un’idea del canone?
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Apri il calcolatore noleggioCosa serve per un preventivo accurato
Un preventivo utile nasce da un'analisi reale delle esigenze dell'ufficio: numero indicativo di postazioni, volume di stampa mensile stimato in bianco/nero e a colori, eventuale necessità di formati speciali come A3, requisiti di rete o integrazione con software già in uso.
Il sopralluogo
Anche quando il cliente ha già un'idea del modello desiderato, un sopralluogo aiuta a verificare elementi come la disposizione degli spazi o la rete dati esistente, utili per pianificare correttamente l'installazione.
Cosa include il preventivo
Ogni preventivo riporta il modello proposto, il canone mensile con e senza IVA, cosa è compreso (manutenzione, ricambi, toner, assistenza) e le condizioni contrattuali principali.
Dopo l'accettazione
Fissiamo insieme la data di installazione, che comprende consegna, configurazione di rete e una formazione base per lo staff sull'utilizzo del dispositivo.
Perché un preventivo dettagliato protegge anche il cliente
Un preventivo scritto in modo dettagliato, con ogni voce di costo esplicitata separatamente, protegge il cliente da contestazioni future sul contenuto dell'offerta: se manutenzione, ricambi e toner sono elencati chiaramente come inclusi nel canone, non ci sono margini di ambiguità su cosa il cliente ha effettivamente accettato al momento della firma. Un preventivo generico, con una sola voce di costo complessiva senza dettaglio, lascia invece più spazio a interpretazioni divergenti se in futuro emergono contestazioni.
Come confrontare preventivi di fornitori diversi in modo corretto
Quando si ricevono più preventivi da fornitori diversi, il confronto corretto non riguarda solo il canone mensile finale, ma cosa è effettivamente compreso in quella cifra. Due preventivi con lo stesso importo mensile possono nascondere condizioni molto diverse: uno può includere toner e ricambi, l'altro fatturarli a parte; uno può avere tempi di intervento dichiarati, l'altro nessun impegno specifico sull'assistenza. Chiedere sempre lo stesso livello di dettaglio a tutti i fornitori consultati è l'unico modo per un confronto realmente equo.
Tempistiche indicative dal primo contatto all'installazione
Il percorso dal primo contatto alla data di installazione comprende tipicamente: la richiesta iniziale con le informazioni di base sull'attività, un sopralluogo o una valutazione a distanza per definire il modello più adatto, l'invio del preventivo dettagliato, l'accettazione da parte del cliente, e infine la programmazione della data di installazione secondo le disponibilità di entrambe le parti.