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L'opzione sulla macchina
Il manuale di scansione dice che l'OCR si può usare quando l'OCR Enabler è supportato: è un'opzione, non una funzione compresa nella configurazione base.
Rivenditore Autorizzato Certificato TOSHIBARiconoscimento del testo (OCR)
Una scansione normale è una fotografia: il computer vede pixel, non parole. Con l'OCR quello stesso foglio diventa un documento in cui si cerca una parola e la si trova.
Opzionale
sulla macchina richiede l'OCR Enabler
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formati di uscita: PDF, XPS, DOCX, XLSX e PPTX
24h
intervento tecnico su Palermo e Trapani
Senza riconoscimento del testo, un archivio digitale è solo un armadio con le ante di vetro: si vede che i documenti ci sono, ma per trovarne uno bisogna aprirli a uno a uno. L'OCR ribalta la situazione. Il testo stampato sul foglio viene riconosciuto e memorizzato insieme all'immagine, così il documento diventa cercabile per contenuto.
Il modo in cui Toshiba lo realizza è elegante: salvando in PDF, il testo riconosciuto viene archiviato come testo trasparente sovrapposto all'immagine originale. A schermo si continua a vedere la scansione esattamente com'era — timbri, firme, imperfezioni comprese — ma sotto c'è il testo, e la ricerca lo trova.
Di serie no: serve l'OCR Enabler
È la prima cosa da sapere, perché cambia il preventivo. La documentazione Toshiba è esplicita.
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Serve anche lo spazio
Per produrre PDF ricercabili la documentazione indica l'OCR insieme all'unità a stato solido: sono due voci che vanno previste insieme, non una sola.
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L'alternativa lato server
Se l'OCR serve su molte macchine, spesso conviene farlo fare al server: e-BRIDGE Capture & Store ha un motore OCR integrato che lavora su tutti i documenti in arrivo.
Cosa si ottiene
I formati e i comportamenti documentati da Toshiba, senza promesse sulla percentuale di accuratezza.
- PDF con testo trasparente sovrapposto: si vede la scansione, si cerca il testo
- Esportazione in DOCX, per riprendere un testo e modificarlo in Word
- Esportazione in XLSX, quando il documento è una tabella da rimettere in Excel
- Esportazione in PPTX per i materiali di presentazione
- Formato XPS, per gli ambienti che lo usano ancora
- Il documento resta identico a vedersi: l'OCR aggiunge, non sostituisce
Quando vale la pena
Sei situazioni in cui la ricerca per contenuto smette di essere un lusso.
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Archivi di contratti
Ritrovare la clausola giusta in un contratto di tre anni fa senza sapere in quale cartella stava: è il caso in cui l'OCR si ripaga il primo giorno.
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Fatture e documenti fiscali
Cercare per numero, per importo o per denominazione invece che per data, che è quasi sempre l'unico dato che ci si ricorda male.
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Cartelle cliniche e referti
Documentazione che si conserva per anni e si consulta di rado, ma quando serve deve saltare fuori subito.
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Atti e verbali
Enti e studi legali che devono poter risalire a un passaggio preciso senza rileggere l'intero fascicolo.
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Documenti da riutilizzare
Un testo che esiste solo su carta e va aggiornato: con l'esportazione in Word si riparte da lì invece di ribattere tutto.
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Tabelle stampate
Listini e prospetti arrivati in cartaceo che devono tornare a essere numeri: l'esportazione in Excel evita la trascrizione a mano.
Dove arriviamo
Province di Palermo e Trapani coperte per intero, resto della Sicilia sulle città principali.
Se l'OCR vi serve, ve lo diciamo in fase di preventivo insieme al resto della configurazione, non dopo. L'elenco completo dei comuni serviti è in fondo a questa pagina: se il tuo non compare, chiedici comunque e valutiamo insieme.
Domande frequenti
L'OCR è compreso nella multifunzione?
No. La documentazione Toshiba indica che l'OCR si utilizza quando è supportato l'OCR Enabler: è un'opzione da prevedere in configurazione, insieme all'unità a stato solido per i PDF ricercabili.
Il documento cambia aspetto?
No. Salvando in PDF il testo riconosciuto viene memorizzato come testo trasparente sopra l'immagine originale: si continua a vedere la scansione com'era, ma il contenuto diventa cercabile.
Posso trasformare una scansione in un file Word?
Sì: con l'OCR i formati di uscita comprendono DOCX, oltre a PDF, XPS, XLSX e PPTX. Il risultato dipende dalla qualità dell'originale, quindi conviene provarlo sui vostri documenti.
Quanto è accurato?
Dipende dalla qualità del foglio, dal carattere e dalla presenza di scritte a mano, e nessun produttore dichiara una percentuale valida per tutti i casi. Preferiamo farvi una prova sui vostri documenti reali.
Meglio sulla macchina o sul server?
Con una macchina sola, l'opzione a bordo è la via più semplice. Con più macchine o con volumi alti conviene il motore OCR di e-BRIDGE Capture & Store, che lavora una volta per tutti.
Riconosce anche la scrittura a mano?
Il riconoscimento ottico è pensato per il testo stampato. Sulle annotazioni a mano il risultato non è affidabile, e preferiamo dirlo prima invece di far scoprire il limite all'uso.
Parla con un esperto Toshiba
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