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Gestione documentale
Dematerializzazione, modifica, condivisione, versioning e firma digitale: il documento resta uno solo e si sa sempre quale sia la versione buona.
Rivenditore Autorizzato Certificato TOSHIBAZenDMS
La multifunzione digitalizza il foglio. Quello che succede dopo — protocollare, versionare, firmare, conservare a norma — è un altro mestiere, ed è quello di un sistema di gestione documentale.
Cloud
nessun server da tenere acceso in sede
Azure
il provider dichiarato dal produttore
A licenza
software di terze parti, non incluso nella macchina
ZenDMS è la soluzione di gestione documentale della ZenShare Suite, ed è una piattaforma in cloud: non richiede un server in azienda, e il produttore dichiara Microsoft Azure come fornitore dell'infrastruttura. Copre quattro aree che di solito vengono trattate separatamente — gestione documentale, protocollo informatico, workflow e conservazione digitale — tenendole nello stesso posto.
È il pezzo che serve quando digitalizzare non basta più. Una scansione ben fatta produce un PDF ricercabile; un sistema documentale produce un documento che ha una versione, un autore, una firma, un numero di protocollo e una storia di chi lo ha toccato. Sono due livelli diversi, e vale la pena non confonderli.
Le quattro aree che copre
Non è un archivio di file: è il ciclo di vita del documento, dall'ingresso alla conservazione.
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Protocollo informatico
Registrazione, classificazione, archiviazione e smistamento della corrispondenza in entrata e in uscita, automatizzando la protocollazione.
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Workflow e conservazione
I documenti seguono un percorso definito fra le persone che devono vederli, e la conservazione digitale chiude il ciclo secondo le norme in vigore.
Dove si incontra con la multifunzione
Le due cose lavorano insieme, ma fanno mestieri diversi.
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La macchina è la porta di ingresso
Il documento cartaceo entra dallo scanner della multifunzione: è lì che comincia il percorso, e la qualità della scansione condiziona tutto il resto.
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Il riconoscimento del testo
Perché un documento sia cercabile per contenuto e non solo per nome del file, la scansione deve passare per l'OCR prima di finire in archivio.
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ZenDMS è quello che viene dopo
Protocollo, versioni, firme e conservazione non sono funzioni della fotocopiatrice: nessuna multifunzione le fa, di nessuna marca. Servono un sistema a parte.
Per chi lavoriamo
Realtà siciliane in cui il documento ha obblighi, non solo un posto dove stare.
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Enti pubblici e partecipate
Il protocollo informatico non è una comodità organizzativa: è un obbligo, con regole precise su registrazione e classificazione.
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Studi professionali associati
Più professionisti sullo stesso fascicolo: senza versioning si finisce con tre copie diverse dello stesso contratto in tre cartelle diverse.
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Imprese con sistema qualità
Procedure e istruzioni operative devono essere in revisione controllata, e in sede di verifica bisogna dimostrare chi ha approvato cosa.
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Organizzazioni distribuite su più sedi
Essendo in cloud, l'archivio è lo stesso da tutte le sedi: nessuna copia locale che diverge da quella della sede principale.
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Enti con rendicontazione di progetto
Rendicontazione di progetto con documenti da conservare per anni e da esibire su richiesta dell'ente finanziatore.
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Strutture sanitarie private
Documentazione clinica e amministrativa con obblighi di conservazione e tracciabilità degli accessi.
Dove arriviamo
Province di Palermo e Trapani coperte per intero, resto della Sicilia sulle città principali.
Del software ci occupiamo noi insieme al produttore: analisi di come circolano oggi i documenti, configurazione, collegamento alle multifunzione e formazione del personale. L'elenco completo dei comuni serviti è in fondo a questa pagina.
Domande frequenti
ZenDMS è compreso nella multifunzione?
No. È un software di terze parti a licenza, della suite ZenShare, e va acquistato a parte. La multifunzione fornisce le scansioni che lo alimentano.
Serve un server in azienda?
No: è una piattaforma in cloud, e il produttore indica Microsoft Azure come fornitore dell'infrastruttura. Non c'è un server da comprare, alimentare e aggiornare in sede.
Gestisce il protocollo informatico?
Sì. Automatizza la protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita, con registrazione, classificazione, archiviazione e smistamento.
Che differenza c'è con una cartella di rete condivisa?
Una cartella conserva file. Un sistema documentale conserva documenti con versione, autore, firma, protocollo e storia degli accessi. È la differenza fra archiviare e poter dimostrare.
Si può firmare digitalmente dall'interno?
Il produttore indica la firma digitale fra le funzioni della piattaforma, insieme a modifica, condivisione e versioning. Le modalità esatte le verifichiamo sul vostro caso.
Quanto costa?
Dipende da quante persone lo useranno e da quali moduli servono davvero. Preferiamo partire da come circolano oggi i vostri documenti e quotare su quello, invece che vendere un pacchetto standard.
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