01
Cattura dallo spool
Il gestionale manda in stampa come ha sempre fatto. Print2000 intercetta quel flusso prima che diventi carta, senza che si debba modificare il programma che lo genera.
Rivenditore Autorizzato Certificato TOSHIBAPrint2000
Le stampe che escono dal gestionale — fatture, DDT, solleciti — arrivano spesso grezze e disallineate. Print2000 le intercetta, le impagina, le archivia in PDF/A e le spedisce da solo.
PDF/A
il formato di archiviazione prodotto in automatico
AS/400
fra i sistemi host supportati, con Unix e Windows
A licenza
software di terze parti, non incluso nella macchina
Molti gestionali producono stampe pensate per la carta continua di vent'anni fa: colonne di testo senza intestazione, senza logo, senza un impianto grafico. Print2000 si mette in mezzo. Cattura lo spool di stampa prodotto dal gestionale e ne inserisce i dati dentro un modulo elettronico che riproduce lo schema del documento: la fattura esce impaginata come deve essere, senza toccare il gestionale.
Da lì in poi il documento prosegue da solo. Viene convertito in PDF/A, TIFF o JPEG e depositato in una cartella di Windows per l'archiviazione, oppure inoltrato in automatico via email o fax al destinatario giusto. È un lavoro che in molti uffici oggi fa una persona, un documento alla volta.
Il percorso di un documento
Tre passaggi, nessuno dei quali richiede che qualcuno stia davanti allo schermo.
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Impaginazione nel modulo
I dati vengono inseriti in un modulo elettronico che riproduce lo schema del documento. Si possono aggiungere messaggi personalizzati, per esempio un avviso o una comunicazione commerciale.
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Archiviazione e invio
Conversione automatica in PDF/A, TIFF o JPEG, deposito in una cartella di Windows per l'archivio e inoltro via email o fax ai rispettivi destinatari.
Da dove arrivano i dati
I flussi che il produttore dichiara di supportare. Se il vostro gestionale non è in elenco, si verifica prima.
- IBM System i, il sistema noto come AS/400
- IBM System z, ambiente mainframe
- Ambienti Unix, compresi i flussi generati da SAP
- Windows, dai gestionali che stampano su coda di sistema
- File di testo, per i flussi che non passano da una coda di stampa
- Documenti già prodotti dal gestionale in formato di stampa grezzo
Cosa cambia in amministrazione
Sei attività che oggi vengono fatte a mano e che smettono di esserlo.
01
Fatture spedite una per una
Aprire il PDF, cercare l'indirizzo, scrivere l'email, allegare, inviare. Ripetuto per ogni cliente, ogni ciclo di fatturazione.
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Documenti da rinominare
Il file che esce dal gestionale si chiama quasi sempre in modo inutile. Rinominarlo per ritrovarlo è tempo speso a compensare uno strumento, non a lavorare.
03
Archiviazione manuale
Salvare ogni documento nella cartella giusta è la prima cosa che salta quando c'è fretta, ed è la prima che manca quando serve ritrovarlo.
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Moduli prestampati
Chi usa ancora carta intestata prestampata può smettere: il modulo è elettronico e viene composto insieme ai dati, su carta bianca.
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Comunicazioni allegate a mano
Un avviso da far arrivare a tutti i clienti diventa un messaggio aggiunto al documento, non una seconda email da scrivere.
06
Conservazione in formato sbagliato
La conversione automatica in PDF/A produce documenti nel formato pensato per l'archiviazione a lungo termine, non un PDF qualsiasi.
Dove arriviamo
Province di Palermo e Trapani coperte per intero, resto della Sicilia sulle città principali.
L'analisi dei flussi di stampa del vostro gestionale la facciamo insieme al vostro fornitore software, perché è lì che si capisce cosa si può automatizzare davvero. L'elenco completo dei comuni serviti è in fondo a questa pagina.
Domande frequenti
Print2000 serve a contare quanto stampiamo?
No, ed è un equivoco frequente. Print2000 lavora sui documenti che il gestionale produce: li impagina, li archivia e li spedisce. Per contabilizzare le stampe per utente serve PaperCut MF.
Dobbiamo modificare il nostro gestionale?
No. Print2000 cattura lo spool di stampa così com'è: il gestionale continua a stampare come ha sempre fatto, e il documento viene composto dopo.
Funziona con AS/400?
Sì. Il produttore dichiara il supporto ai flussi IBM System i, cioè AS/400, oltre a System z, Unix, Windows e file di testo.
Può inviare le fatture via email da solo?
Sì: dopo la conversione i documenti possono essere inoltrati in automatico via email o via fax ai rispettivi destinatari, senza che nessuno li spedisca uno alla volta.
Perché il PDF/A e non un PDF normale?
Il PDF/A è il formato pensato per la conservazione a lungo termine: incorpora tutto quello che serve a rileggere il documento negli anni. È il formato che la conversione produce in automatico.
Si integra con un sistema documentale?
I documenti convertiti finiscono in una cartella di Windows, che è il punto da cui un sistema documentale come ZenDMS può prenderli in carico. Il collegamento si valuta caso per caso.
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