Trend e Innovazioni Tecnologiche nella Stampa d'Ufficio

Fino a poco tempo fa la stampante di ufficio era pensata come un dispositivo a sé stante: collegata a un server di stampa locale, gestita da chi si occupava di IT in azienda, sostanzialmente muta rispetto a tutto ciò che succedeva fuori dalla rete interna. Questo modello aveva senso quando le persone lavoravano tutte nello stesso edificio, con gli stessi computer, sulla stessa rete cablata.

Il modo di lavorare è cambiato più in fretta del parco macchine installato nelle aziende. Oggi le stesse persone si spostano tra sede, casa, clienti e trasferte, usano più dispositivi nella stessa giornata e si aspettano di poter stampare, scansionare o consultare un documento indipendentemente da dove si trovino fisicamente. La stampante che resta un'isola scollegata da tutto il resto diventa un collo di bottiglia, non più uno strumento di produttività.

Da qui nasce la spinta verso un modello diverso: la multifunzione come terminale di un servizio distribuito, raggiungibile da cloud, capace di dialogare con applicazioni di terze parti e di essere monitorata, aggiornata e assistita a distanza. È lo sfondo comune a tutti i trend che descriviamo in questo articolo.

Il secondo trend, strettamente collegato al primo, riguarda il dispositivo da cui si stampa. Sempre più spesso il documento non nasce su un computer fisso collegato alla rete d'ufficio, ma su uno smartphone o un tablet: una foto di un documento cartaceo da rielaborare, un modulo compilato fuori sede, una presentazione rivista all'ultimo minuto prima di un incontro con un cliente.

La stampa da mobile risponde esattamente a questa esigenza: inviare un lavoro di stampa da un dispositivo mobile, verificarne lo stato, e ritirarlo su una qualsiasi multifunzione abilitata, senza passare da un computer intermedio né essere fisicamente collegati alla rete dell'ufficio. Il settore si è mosso su standard aperti e ampiamente diffusi, come AirPrint e Mopria, proprio per garantire che smartphone e tablet di marche diverse possano stampare senza dover installare driver dedicati per ogni dispositivo.

Collegata alla stampa da mobile c'è spesso una funzione complementare, il cosiddetto pull printing o stampa sicura: il documento resta in coda finché l'utente non si autentica fisicamente alla macchina, con un badge, un codice o le proprie credenziali, e solo a quel punto viene stampato. È un dettaglio che unisce due esigenze diverse, comodità e sicurezza: si può inviare un lavoro da qualsiasi luogo, ma il foglio esce dal vassoio solo quando la persona giusta è davanti alla macchina, evitando che documenti sensibili restino incustoditi nel cassetto di uscita.

Un altro trend consolidato riguarda l'automazione dei flussi di lavoro documentali. L'idea di base è semplice: ogni volta che un documento passa manualmente da una persona all'altra, da un formato all'altro o da un sistema all'altro, si introduce un ritardo e una possibilità di errore. Automatizzare il workflow significa definire una volta sola il percorso che un documento deve seguire, e lasciare che il sistema lo esegua senza intervento umano ripetuto.

In concreto, questo significa scansioni che finiscono direttamente nella cartella o nel sistema documentale giusto senza passaggi intermedi, regole di instradamento basate sul tipo di documento o sul reparto di destinazione, notifiche automatiche quando un file richiede un'approvazione, e integrazione diretta tra la multifunzione e le applicazioni cloud che l'azienda già usa per archiviare e condividere i file.

L'automazione dei workflow è anche il terreno su cui si gioca gran parte del valore aggiunto delle piattaforme cloud come Elevate Sky: non si tratta solo di stampare da remoto, ma di ridurre il numero di passaggi manuali necessari perché un documento arrivi dove deve arrivare, nel formato giusto, senza che qualcuno debba occuparsene passo per passo.

Un aspetto altrettanto rilevante è l'integrazione con i sistemi gestionali e con gli strumenti di firma elettronica già in uso in azienda: un flusso automatizzato ben progettato non si ferma alla scansione, ma porta il documento fino al passaggio successivo, che sia la registrazione in un gestionale contabile, l'inserimento in un fascicolo elettronico o l'avvio di un ciclo di approvazione con firma digitale, senza che nessuno debba spostarlo manualmente da un sistema all'altro.

I Managed Print Services, comunemente indicati con la sigla MPS, rappresentano un cambiamento nel modo in cui le aziende affrontano il tema della stampa, prima ancora che nella tecnologia in sé. Invece di acquistare dispositivi e gestirne in autonomia consumabili, manutenzione e assistenza, l'azienda affida la gestione dell'intero parco stampanti a un fornitore esterno, che se ne occupa in modo strutturato e continuativo.

Un servizio MPS ben impostato include tipicamente il monitoraggio dei consumi e dei costi di stampa per reparto o per utente, la consegna proattiva dei materiali di consumo prima che si esauriscano, interventi di manutenzione pianificati sulla base dell'utilizzo reale delle macchine e non solo su base periodica, e un unico interlocutore responsabile di tutta la flotta, indipendentemente dal numero di dispositivi o dalle sedi coinvolte.

Il risultato che le aziende cercano con l'MPS è duplice: da un lato una riduzione dei costi di stampa complessivi, spesso più alti di quanto si percepisca quando sono dispersi tra tante voci diverse; dall'altro meno tempo perso dal personale interno per attività che non riguardano il proprio lavoro, come sostituire un toner o chiamare l'assistenza per un inceppamento. È un trend che accompagna naturalmente il passaggio dalla logica dell'acquisto isolato di hardware a quella del servizio continuativo.

C'è anche un vantaggio meno immediato ma altrettanto concreto: la prevedibilità. Con un contratto MPS il costo della stampa smette di essere una voce imprevedibile, fatta di acquisti sporadici di toner e interventi di riparazione non programmati, e diventa una spesa pianificabile, più facile da inserire in un budget annuale e da confrontare nel tempo per misurare l'effettivo impatto delle azioni di ottimizzazione messe in campo.

Man mano che stampa, scansione e gestione documentale si spostano verso il cloud e verso dispositivi mobili, cresce anche l'attenzione richiesta sul fronte della sicurezza. Un documento che può essere inviato da uno smartphone, transitare su una piattaforma cloud e stampato su una macchina diversa da quella da cui è partito attraversa più punti rispetto al vecchio schema computer-server-stampante, e ognuno di questi punti va protetto.

I principi generali che guidano il settore restano quelli consolidati della sicurezza informatica applicati al mondo della stampa: cifratura dei dati in transito, autenticazione dell'utente prima che un documento venga effettivamente rilasciato dalla macchina (lo stesso principio alla base del pull printing), tracciabilità di chi ha stampato, scansionato o inviato cosa e quando, e limitazione dei privilegi in base al ruolo di chi utilizza il dispositivo.

Non è un tema separato dagli altri trend descritti in questo articolo, ma il filo che li tiene insieme: cloud printing, stampa da mobile e automazione dei workflow hanno senso solo se accompagnati da un livello di sicurezza coerente, perché ogni nuova comodità di accesso è, potenzialmente, anche una nuova superficie da proteggere.

C'è infine un aspetto di conformità normativa che pesa sempre di più nelle scelte delle aziende: sapere per quanto tempo un documento resta conservato, chi può consultarlo e attraverso quale percorso è transitato prima di arrivare a destinazione. Un sistema di stampa e gestione documentale ben progettato tiene traccia di questi passaggi in modo ordinato, così da poter rispondere con facilità a una verifica interna o a una richiesta di controllo, invece di dover ricostruire a posteriori cosa è successo.

Mettendo insieme questi trend emerge una direzione abbastanza chiara: la stampa d'ufficio si sta spostando da un modello centrato sul singolo dispositivo fisico a un modello centrato sul servizio, distribuito, accessibile da più canali e sempre più governato da software cloud piuttosto che da configurazioni locali macchina per macchina. Non è la fine della stampa fisica, ma è certamente la fine della stampante come oggetto isolato, scollegato da tutto il resto dell'ecosistema digitale aziendale.

Toshiba si muove dentro questa direzione su più fronti complementari. Con Elevate ed Elevate Sky offre la componente cloud che elimina la necessità di infrastruttura di stampa locale e abilita l'automazione dei workflow. Con l'architettura e-BRIDGE Next trasforma la multifunzione in una piattaforma applicativa aperta, capace di eseguire app proprie e di terze parti direttamente dal pannello del dispositivo. E con Elevate Sky MFPConnect estende questa logica cloud alla gestione stessa della flotta, con monitoraggio remoto, diagnostica e aggiornamenti firmware pensati proprio per scenari distribuiti come quello dell'ufficio ibrido.

Per chi deve scegliere oggi come organizzare la stampa della propria azienda, la domanda utile non è più soltanto quale modello di multifunzione acquistare, ma quale ecosistema di servizi ci sta dietro: come viene gestita la flotta nel tempo, quanto è semplice integrare stampa e scansione con gli strumenti cloud già in uso, quanto rapidamente un problema viene individuato prima di diventare un fermo macchina. Sono le domande a cui i trend descritti in questo articolo, e il modo in cui Toshiba vi ha costruito attorno la propria offerta, provano a dare una risposta.

Articolo a cura della redazione di Alsa Office, rivenditore autorizzato certificato Toshiba in Sicilia.