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Sulla scrivania: cartelline e buste
Il fascicolo in lavorazione, che si apre e si chiude più volte al giorno. Qui conta la praticità, non la durata.
Rivenditore Autorizzato Certificato TOSHIBAFaldoni, raccoglitori e archiviazione
Digitalizzare riduce la carta, non la elimina: una parte dei documenti va conservata in originale per anni. Registratori, cartelline e scatole d'archivio servono ancora.
Anni
la durata di conservazione di molti documenti fiscali
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i formati base: protocollo e commerciale
24h
intervento tecnico su Palermo e Trapani
Ogni ufficio che digitalizza arriva allo stesso punto: si scansiona, si archivia sul server, e il cartaceo resta comunque lì. Non per pigrizia, ma perché una parte dei documenti va conservata in originale per obbligo e un'altra perché la copia digitale, da sola, non basta a dimostrare niente.
Il risultato è che l'archivio cartaceo non sparisce: si riduce e cambia forma. Serve meno spazio ma meglio organizzato, e serve materiale che tenga per il tempo di conservazione previsto, non per la stagione.
Cosa serve, a seconda di dove sta il documento
Tre livelli, in base a quanto spesso il documento viene ripreso.
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Nell'armadio: registratori e raccoglitori
I documenti dell'anno in corso, consultati di tanto in tanto. Il dorso e la robustezza del meccanismo fanno la differenza sull uso quotidiano.
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Nell'archivio: scatole e contenitori
Quello che va conservato e quasi mai riaperto. Qui contano capacità, impilabilità e resistenza nel tempo, non l'estetica.
Quello che conviene sapere prima di ordinare
Sei criteri concreti per non doverli rifare fra due anni.
- I due formati base: protocollo e commerciale, che non si mescolano bene
- La misura del dorso, che decide quanti documenti entrano per faldone
- La qualità del meccanismo a leva, prima causa di sostituzione anticipata
- La resistenza del cartone, se le scatole vanno impilate in altezza
- Un criterio di etichettatura deciso prima, non dopo aver riempito l archivio
- Lo spazio reale dello scaffale, che si misura prima di comprare
Per chi lavoriamo
Realtà siciliane per cui questa fornitura è parte del lavoro, non un accessorio.
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Archivi fiscali di studio
Documentazione fiscale con obblighi di conservazione precisi e volumi che crescono a ogni esercizio.
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Fascicoli di causa aperti per anni
Fascicoli di causa che restano aperti per anni e vanno ripresi con poco preavviso.
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Archivi con classificazione stabilita
Archivi con criteri di classificazione stabiliti, dove il materiale deve essere omogeneo per tutto l'ente.
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Registrazioni da esibire in verifica
Registrazioni da conservare e da esibire in sede di verifica, quindi rintracciabili e non solo conservate.
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Studi medici
Documentazione clinica con obblighi di conservazione e riservatezza, spesso in locali dedicati.
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Archivi ridotti dopo la scansione
Chi ha ridotto il cartaceo e ora deve riorganizzare quello che resta in meno spazio e con più ordine.
Dove arriviamo
Province di Palermo e Trapani coperte per intero, resto della Sicilia sulle città principali.
Le consegne seguono lo stesso giro dell'assistenza tecnica, con interventi entro 24 ore su Palermo, Trapani e comuni limitrofi. L'elenco completo dei comuni serviti è in fondo a questa pagina.
Domande frequenti
Digitalizzando posso buttare la carta?
Ridurla sì, eliminarla quasi mai: una parte dei documenti va conservata in originale. La digitalizzazione serve a ritrovarli, non a poterli distruggere.
Che differenza c'è fra protocollo e commerciale?
Sono i due formati base dei registratori e delle cartelline. Conviene sceglierne uno e restare su quello: mescolarli rende l archivio irregolare e difficile da impilare.
Come scelgo la misura del dorso?
Dal numero di documenti che entrano in un anno per pratica. Un dorso troppo piccolo raddoppia i faldoni, uno troppo grande spreca scaffale.
Le scatole reggono se impilate?
Dipende dal cartone. Se l'archivio è in altezza va detto prima, perché il materiale da scegliere non è lo stesso.
Fornite anche gli armadi?
Gli armadi e le scaffalature sono arredo e li trattiamo nella sezione dedicata, con i sistemi Selin. La cancelleria copre il materiale che ci va dentro.
Potete aiutarci a riorganizzare un archivio esistente?
Possiamo fornire il materiale e ragionare insieme sul criterio. Il lavoro di riordino vero e proprio va pianificato, perché si fa una volta sola se lo si organizza.
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